Полный перечень документов для грузоперевозок автотранспортом в 2025 году

В современных условиях ведения бизнеса перевозка грузов автомобильным транспортом остается одним из наиболее востребованных способов доставки. Однако для соблюдения требований законодательства и обеспечения безопасности всего процесса необходимо правильное оформление документации. Транспортная компания «Альянс Рус Регион» подготовила подробное руководство по бумагам, необходимым для организации грузоперевозок по России.

Основные транспортные документы

1. Транспортная накладная

Транспортная накладная является основным документом при организации автомобильных грузоперевозок. Согласно Постановлению Правительства РФ № 2200 от 21.12.2020, данный документ составляется в обязательном порядке при перевозке любых коммерческих грузов.

В транспортной накладной указываются:

• Данные отправителя и получателя груза;
• Информация о перевозчике;
• Сведения о транспортном средстве;
• Характеристики груза (вес, габариты, количество мест);
• Стоимость перевозки и порядок расчетов;
• Сроки доставки;
• Особые условия перевозки.

Важно отметить, что транспортная накладная составляется в трех экземплярах и заверяется подписями грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя.

2. Товарно-транспортная накладная (ТТН)

Данный документ необходим при перевозке товарно-материальных ценностей и служит основанием для учета товарно-материальных ценностей у грузоотправителя и грузополучателя. ТТН содержит сведения как о самом товаре, так и об условиях его перевозки.

3. Путевой лист

Путевой лист – документ, подтверждающий право водителя управлять указанным транспортным средством. В нем отражаются:

• Данные о транспортном средстве;
• Информация о водителе;
• Маршрут следования;
• Показания одометра;
• Отметки о прохождении медицинского осмотра водителем;
• Отметки о техническом состоянии автомобиля.

С 1 сентября 2023 года вступили в силу изменения в оформлении путевых листов, которые упростили процедуру их заполнения и смягчили правила оформления документа применительно к различному количеству водителей, числу совершаемых ими рейсов и длительности самих рейсов.

Кроме того, начиная с 2023 года, путевой лист может оформляться в электронном виде, что существенно облегчает документооборот в сфере логистики. 

4. Договор между клиентом и перевозчиком. 

Данный документ подписывается между грузоотправителем (или грузополучателем) и транспортной компанией и содержит полную информацию о процессе доставки, включая права и обязанности сторон, порядок расчета и сроки. 

С подробной информацией о специфике договоров вы можете ознакомиться в одном из наших прошлых материалов по ссылке.

В грузоперевозках распространен трехсторонний договор, который заключается между перевозчиком, грузоотправителем и грузополучателем.

В ряде случаев вместо договора может использоваться доверенность на перевозку груза, заверенная печатью и выписанная грузоотправителем (или грузополучателем) на имя водителя.

Заказать грузоперевозку

Сопроводительная документация на груз

1. Товарная накладная (ТОРГ-12)

Товарная накладная используется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Документ содержит подробное описание передаваемого товара, его количество, стоимость и является основанием для бухгалтерского учета.

В случае если на груз оформлена не транспортная накладная, а товарно-транспортная накладная, форма ТОРГ-12 не используется. Связано это с тем, что в ТТН указаны как данные о самом товаре, так и информация о его перевозке.

2. Счет-фактура

Счет-фактура – налоговый документ, который выписывается продавцом покупателю после отгрузки товара. Он необходим для подтверждения права на налоговый вычет по НДС и содержит сведения о сторонах сделки, наименовании товара, его стоимости и сумме НДС.

3. Универсальный передаточный документ (УПД)

УПД – это документ, который заменяет собой товарную накладную и счет-фактуру, что значительно упрощает документооборот. В последние годы все больше компаний переходят на использование УПД, поскольку это позволяет сократить количество оформляемых бумаг.

4. Сертификаты и декларации соответствия

При перевозке определенных категорий товаров требуется наличие сертификатов или деклараций соответствия, подтверждающих качество и безопасность продукции. Это особенно актуально для пищевой продукции, детских товаров, бытовой химии и электроники.

Специальные разрешения

1. Документы для перевозки опасных грузов

При транспортировке опасных грузов требуется оформление паспорта безопасности груза и специального пакета документов:

• ДОПОГ-свидетельство о подготовке водителя;
• Свидетельство о допуске транспортного средства к перевозке опасных грузов;
• Письменные инструкции в соответствии с ДОПОГ;
• Специальное разрешение для грузов повышенной опасности.

2. Разрешение на перевозку негабаритных грузов

Если параметры груза превышают допустимые габариты (ширина более 2,55 м, высота более 4 м, длина более 20 м) или масса транспортного средства с грузом превышает 44 тонны, требуется оформление специального разрешения в Росавтодоре или региональных дорожных ведомствах.

3. Прочая документация

Кроме того, для определенных заказов могут потребоваться:

• Карантинный сертификат - подтверждающий отсутствие заражения растительной продукции вредителями и болезнями;
• Ветеринарный паспорт – в случае перевозки животных;
• Свидетельство СПС и лист контрольных проверок температуры груза и воздуха в кузове автомобиля - для скоропортящейся продукции;
• Санитарная книжка транспортного средства с информацией о дезинфекционных обработках;
• Сопроводительная ведомость – для транспортных контейнеров;
• Акт приема-передачи и упаковочный лист.

В сфере мультимодальной грузоперевозки применяются грузовые накладные, дорожные ведомости и электронные многоцелевые документы (ЭМД).

И конечно же не стоит забывать о водительских документах и бумагах на транспортное средство. Помимо водительского удостоверения, свидетельства о регистрации транспортного средства и страховки, водители грузовиков возят с собой талон техосмотра, и копию трудового договора с транспортной компанией.

Документы при международных перевозках

При осуществлении международных перевозок дополнительно могут потребоваться:

• Международная товарно-транспортная накладная (CMR);
• Книжка МДП (Carnet TIR);
• Таможенная декларация;
• Инвойс (счет-проформа);
• Упаковочный лист;
• Сертификат происхождения товара;
• Сертификат качества.

При перевозке оборудования или продукции между странами СНГ (Россия, Казахстан, Беларусь и т.д.) используются: CMR, УПД, договор с перевозчиком или доверенность, а также сертификаты качества.

Электронный документооборот в грузоперевозках

С 2024 года значительно расширились возможности применения электронного документооборота в сфере грузоперевозок. Транспортная компания «Альянс Рус Регион» активно внедряет цифровые решения, позволяющие оформлять и передавать документы в электронном виде.

Преимущества электронного документооборота:

• Сокращение времени на оформление документов;
• Снижение риска ошибок и потери бумажных носителей;
• Возможность удаленного доступа к документам;
• Упрощение процедуры согласования и подписания;
• Ускорение процесса взаиморасчетов.

Ответственность за отсутствие или неправильное оформление документов

Отсутствие необходимых документов или их неправильное оформление может повлечь серьезные последствия:

• Штрафы от контролирующих органов (от 10 000 до 500 000 рублей);
• Задержки в пути следования;
• Трудности при прохождении проверок;
• Сложности при урегулировании страховых случаев.

Как избежать проблем с документами?

Специалисты транспортной компании «Альянс Рус Регион» рекомендуют:

• Заранее уточнять перечень необходимых документов в зависимости от типа груза и маршрута;
• Проверять правильность заполнения всех бумаг перед началом перевозки;
• Хранить документы в специальных папках, защищающих их от повреждений;
• Делать копии ключевых документов;
• Использовать услуги профессиональных транспортных компаний, которые берут на себя оформление всей необходимой документации.

Заключение

Правильное оформление документов – залог успешной и беспроблемной перевозки груза. Транспортная компания «Альянс Рус Регион» предлагает не только услуги по организации грузоперевозок, но и профессиональную помощь в подготовке всей необходимой документации, что позволяет нашим клиентам сосредоточиться на основной деятельности, не беспокоясь о возможных проблемах с транспортировкой.

Для получения подробной консультации по вопросам организации и оформлению грузоперевозок свяжитесь с нашими специалистами по телефону 8 (800) 444-37-67 или оставьте заявку на сайте.

Частые вопросы о документах для грузоперевозок

Как долго нужно хранить транспортные документы?

Согласно требованиям законодательства, транспортные документы необходимо хранить не менее 5 лет.

Можно ли использовать электронные документы при перевозке грузов?

Да, с 2024 года значительно расширился перечень документов, которые можно оформлять в электронном виде. Однако некоторые специальные разрешения все еще требуют наличия бумажного носителя.

Кто несет ответственность за оформление документации на груз?

Ответственность распределяется между участниками перевозки: грузоотправитель отвечает за документы на груз, перевозчик – за транспортную документацию, грузополучатель – за бумаги, подтверждающие прием груза.